Digitizarea arhivei Direcției Generale Economice și Finanțe Publice Locale

Adoptarea tehnologiilor digitale la nivelul APL si APC este principalul accelerator al economiei românești prin reducerea birocrației, stimularea incluziunii financiare in rândul populației si la reduceri de costuri pentru produse şi servicii. Una dintre țintele prevăzute in Agenda 2030 o reprezintă “Profesionalizarea si perfecționarea activității tuturor instituțiilor administrației publice centrale si locale, mai ales a compartimentelor care intra in contact direct cu cetățenii pentru prestarea unor servicii prompte si civilizate; extinderea si generalizarea serviciilor pe internet (on-line).”

UAT Iasi nu beneficiază de un sistem digital de arhivă, care permite accesul rapid la documente, îngreunând astfel timpul de răspuns la solicitările de servicii publice sau de rezolvare a unor cauze mai complexe. Anual angajații din cadrul direcției de impozite şi taxe înregistrează in programul informatic al registraturii aprox. 500.000 documente, adrese, etc. la care sunt anexate documente justificative, documente/adrese (ex. dobândiri auto, clădiri, teren, înstrăinări clădiri, teren, mijloace de transport, procese verbale de constatare, etc). De asemenea angajatii din cadrul DGEFPL emit si aprox. 700.000 documente care primesc automat număr de înregistrare din programul informatic fiscal fără a primi număr din registratura, documente care sunt păstrate electronic la rolul nominal unic al fiecărui contribuabil pers. fizica sau pers. juridica. De aceea, introducerea unui sistem modern, inovator, bazat pe tehnici digitale si online, de gestiune a fluxului de documente si arhiva digitala este critica atât pentru eforturile de planificare strategica si bugetara, cat si pentru celelalte sarcini administrate de autoritatea publica locala. Degrevarea personalului de sarcini administrative inutile și facilitarea efortului profesional înspre rezolvarea rapida si eficienta a unor probleme de fond va contribui la creșterea performantei de ansamblu a Primăriei Municipiului Iași.

In acest sens, digitalizarea arhivei se va desfășura pe două direcții principale:

digitalizarea arhivei existente in compartimentele Primăriei Municipiului Iași si
digitalizarea arhivei mai vechi de 10 ani (de ex. dosare fiscale pentru clădiri, teren si auto, dosare privind scutirea de taxe si impozite, buget de venituri si cheltuieli, certificate de urbanism si autorizații de urbanism, documentații tehnice, HCL si dispozițiile primarului si documente care stau la baza adoptării lor, etc).

In acest fel, se urmărește utilizarea documentelor digitale atașate pe fluxurile decizionale si de lucru in legătura cu aplicația de administrare a taxelor si impozitelor si integrarea acestora in aplicație, pe baza identificării unui cod de bare.