___________

Ne-am propus implementarea unei soluții tehnice pentru automatizarea recepției și arhivarea digitală a documentelor generate în urma activității de impozite și taxe locale a Municipiului Iași. Se urmărește folosirea documentelor digitale ca elemente suport, atașate pe fluxurile decizionale și de lucru în legătură cu aplicația de administrare a taxelor și impozitelor și integrarea acestora în aplicație, pe baza identificării unui cod de bare.

Iată detalii despre fluxul de lucru:

– La recepția documentelor pe format hârtie, acestea vor fi pregătite pentru a fi scanate (se scot din dosarele primite, se decapsează si se așază în ordinea scanării).

– Pe prima pagină a dosarului pregătit (sau a documentului recepționat) pentru scanarea și intrarea ulterioara în arhivă se va atașa o etichetă pre-tipărită cu un cod de bare. Codul de bare este generat de către furnizor/beneficiar. Acest cod de bare va identifica unic dosarul cu identificatorul de persoana fizică sau juridică.

– Aplicația tip arhivă va completa arhiva digitală cu documente în format digital, documentele scanate, de la soluția tehnică tip scaner (scaner local sau de rețea). Această aplicație va supraveghea scanner-ul profesional și va aduce în mod automat în acesta imaginea digitală a dosarului fizic, dacă detectează o imagine produsă de scanner.

– Documentele vor fi scanate, după care sunt reintroduse în arhiva fizică.

– Imaginile scanate care conțin codurile de bare atașate sunt integrate în Arhiva digitală.

Aplicația implementată va include și un motor de management al proceselor integrate.

Sistemul de digitizare este format din:

1. Infrastructura de echipamente și software de bază: echipamentele dimensionate pentru capacități și performanțe necesare unei exploatări optime și fiabile.
2. Aplicații software care se configurează pe baza analizei tipurilor de documente și a fluxurilor acestora, a drepturilor acordate rolurilor specifice utilizatorilor din compartimentul de taxe si impozite locale. Configurarea și personalizarea se aplică modulelor principale ale sistemului astfel:
   1. gestiunea documentelor scanate sau arhivate din produsul de taxe;
   2. managementul proceselor de scanare;
   3. conector între aplicația existentă de taxe și modulul de arhivare.
3. Tablou de bord pentru management. Aplicația implementează în maniera Business Intelligence rapoarte dinamice cu grafice integrate, specializate pentru managerii instituției.
4. Servicii:
   1. Servicii de digitizare documente (scanare, etichetare şi indexare). Scopul digitizării documentelor este crearea unor reproduceri digitale fidele ale documentelor convenționale, având ca rezultat documente digitale care să fie într-un format corespunzător şi să fie caracterizate de calitate, persistență (posibilitate de acces pe termen lung).
   2. Servicii de asistență tehnică aplicații (arhivare, managementul documentelor, tablou de bord taxe, conectori).
   3. Instruire administratori și utilizatori aplicații.

___________

În ce stadiu ne aflăm?